積ん読のまにまに。
ビジネスにおいて一番不満が出やすいのは「無駄な会議」についての意見だそうです。重要なことを議論・決定する会議は大切な仕事です。しかし、複数の人が参加するため、効率的に進めなくては時間を無駄遣いしてしまうことになりかねません。会議を効果的なものに変える方法について、最先端のテック系企業に学んでみたいと思います。
会議を効率的なものに変えるためのルール
- ゴールを明確にする
出来ていそうで出来ていないのが、会議のゴールを明確にすることだと思います。結局、何のために集まったのかわからない会議は残念ながら存在します。会議に必要なのは、決断と議論です。Facebookのザッカーバーグ氏は、会議が始まるときに、決断をするのか・議論をするのかという会議の目的を明らかにするそうです。この点だけでもしっかり押さえれば、会議はとても有意義なものに変わります。参加者の意識が大事ですね！
- 資料を事前に共有しておく
どんな内容について議論するかを、事前に共有しておくと会議の進行がスムーズになります。準備は必要最低限が良いですが、全く準備がないのも困ります。会議ではたくさんの人を集め、貴重な時間を過ごします。すぐに議論を開始できなければ、時間を無駄にしてしまいます。配布済みでも考えていなければ意味がないのは当然です。この点について、Amazonのジェフ・ベゾス氏は事前に自分の考えをまとめておくように部下に命じているそうです。
- 会議中に議事録の合意を得る
せっかく議事録を作ったのに、会議後の回覧で異議を唱えられては困ります。会議が無駄になってしまいます。議事録は会議の場で承認を得る方が良いと思います。Googleでは、会議の進行と同時に議事録をプロジェクターで映すようにしているそうです。これだと、後から「違う！」となりにくくて良いですね。
- 本当に必要な人だけを集める
出席したけど必要だったのか？という会議は結構あります。会議のゴールが明確になれば出席者も自ずと絞られるはずです。出席者は最低限に絞ったほうが効率的な会議になります。意見しなくても良い人がいたなら、会議の参加者を見直した方が良いかもしれません。Appleでは、会議のアジェンダの各項目に必ず担当責任者名が書かれているそうです。会議に誰が必要なのか明確になりますね。
- 時間を決める
会議に正確な時間を設定できるかはわかりません。難しい問題を議論することもあるでしょう。しかし、人間の集中力が続く以上に長い会議を行っても効率は下がると思います。途中で休憩を挟んだり、細かく別の会議に分けれないか検討すべきです。このほうが、良い結論を得られるかもしれません。ちなみに、Googleではタイマーの残り時間が表示されているそうです。慣れれば、緊張感があって良い会議になりそうですね！
まとめ
効率的な会議ができるように、多くの会社がいろいろと工夫をしていることがわかります。他にも、議事録を作らない・パワーポイントを使わない・立って会議する等など、面白いルールを取り入れている会社もありました。会議に大事なのはゴールの明確化です。自分達にあった効率化のルールを取り入れて、どんどん良い会議にしていきましょう(^-^)/
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